Reisverslag september 2013

Bebobakery Mission Report

September 2013

Jan Mensink
Herman Assen

Visitors:
Frits Tabak

Summary

Soy milk machines

Bebo Friends (Accra)  Florence Bakery

Damiel Daisie

Gordon Sampson

Loan administration

Cordaid loanconditions

Introduction

Bebo Foundation Cape Coast)

Bebo Care (Bolgatanga)  Bees and honey, Soymilk production and microfinance

Bebo Life (Kumasi) Veterinary service and poultry production

Annexes

1. Remuneration policy
2. Alternative lending institutions
3. Feedback from:

• Isaac Kwezi Appiah
• Ayikoo Tours, Melvin & Rebecca
• CRAN:, Patrick Agbensynyale
• Adjoa Boisson
• Dr George Anku

Summary

Main purpose of the mission was to follow up

• on the soy milk production
• on the new bakery in Kasoa
• on SAP at Karneshie
• to follow up on loan administration and introduction of revolving fund
• and to familiarize Area Managers with CORDAID loan conditions.

Soy Milk Machines 

Bebobakery has bought 6 soy milk machines from COENCO in Belgium, of which 5 have been paid at 6500 euro each.

Three have been shipped to Ghana and three are still with COENCO

The installation of the first three machines was done with COENCO in May 2012.

One machine was bought by Mrs Adjoa Boisson in Cape Coast. It has hardly been  used there and it was moved to Kasoa in June this year

The second  and third machine were bought by Seventh Day Adventists  schools in Kumasi and installed on 19^th  and  21^st of May at Scales and McLineus respectively.

The one at Scales has been moved to Bolgatanga to be operated in combination with a filling machine by Conrad Kaaiwala.  He has bought the filling machine, which meets the requirements of the Health Inspection to minimize risk of contamination between production and consumption.

Conrad has submitted in September 2013 samples of his product to the Food and Drugs Administration in Accra and  expects to be in permanent production in  November  2013.

McLineus has tiled one room and plans to produce this year in Oct-Nov.

Theophilus expects to be in milk production at about the same time this year.

If so we can ship the other three machines to Ghana.

Bakery moves to Kasoa

In December 2011 Theo and Florence Mintah bought a plot in Kasoa and  started building a bakery there. They will move from their rented place in Dansoman to Kasoa in Sept-Oct this year.

Theo needs an additional 23 thousand cedis for completion of the works (incl. a water tank, ceiling of the waste water reservoir and painting).

Besides bread they produce granola, which has become their main source of income.

Total investment amounts to 95 thousand euro repayable in about 10-15 years

Florence Bakery’s employment will increase from 6 people at present to an estimated 20 people by the end of the year.

Gordon Sampsons Feed Mill and  Pig Farm

Gordon Sampson was raising pigs and had a small mill preparing fishmeal.

In 2008 with a loan of 18 thousand euro he started the construction of a feed mill.

Another 8 thousand euro has been invested in a drying machine and increase of working capital. In total 26 thousand euro.

In 2012 Gordon  moved his pig farm  a mile away from the feed mill.

Two full time employees stay and work at the farm.

Both enterprises, the farm and the feed mill are prospering.

About 15 thousand euro have been repaid in five years.

The outstanding amount will be repaid within the next 3 years

 

Daniel Daisy

Has indicated that he may have to stop with piggeries.

An exit scenario has been considered.

In consultation with Gordon Sampson a survival plan has been made:

Continue feeding for 4-6 months at a cost of GHc 3630 and gradually sell.

Recommended feed: 10 bags of meal 50 concentrate, 60 corn shafts, 14 pieces of vitamin, 160 TMT, 1 bag of calcium, 10 bags of fishmeal

In the meantime look for alternative employment.

A short term loan of max  GHc 4000 will be provided by Lucy.

 

Loan administration

By the end of  2012 the total current loan amount was 270 thousand euro divided over 55 loans. 117 thousand euro has been disbursed on new loans including  73 thousand  out of repayments.

 

There is a great difference between the three Area Managers and their customers.

Dr George Anku visits his clients, examines sick birds at his laboratory, gives advice and prescriptions for medicine and feeds. He also assists hatcheries and parent stock breeders.

In 2012 Dr Anku received € 13,500 from Bebobakery and turned it three times round.

His loans were generally small, short term  and repetitive. This year he is dedicated to the rehabilitation of three larger enterprises which have been neglected, without reducing his services to small poultry farmers.

Lucy inherited some medium long term loans and  she  has a much wider range of loan takers.  After writing off non-performing loans her  annual turnover is about  30-40 percent of the invested loan capital,

Theophilus is fully occupied with the development of his new bakery in Kasoa.

 

CORDAID loan conditions

1. From 1-1-2013 each new loan agreement should include a collateral.
2. Theophilus Mintah has the official documents specifying his properties in Kasoa as collateral for the loans, including the indenture.
3. Bebobakery has made a comparative analysis of interest rates on loans provided by various banks and credit institutions.
4. There will be an Agreement between Bebobakery and each Area Manager on how to arrive at an independent Revolving Fund and its management by February next year

Introduction

Sunday 15^th of September  Hennita de Jager , Frits Tabak , Jan Mensink and Herman Assen arrived at the airport at 8 pm.  and called  Theophilus to meet us at the hotel. Theo arrived at the hotel two hours later.

Monday 16th

We went to Barclays to find out that there was no co-signature Bebo Life account (dr Anku) and nothing was done about electronic banking.

At ICB  we had a meeting with John Takyi Wilson, credit manager at ICB.

we could receive max 2000 cedi from the Bebo Friends account  although our signature  was on the  account. It would require a cheque book, which I received the following week.

In the afternoon we went to Florence Bakery in Dansoman  and later on to Kasoa.

 

Tuesday 17th

we received 3 loan takers and 3 new applicants. The meeting was very informative with much of positive feedback.

In the afternoon we went to Kasoa and later on Conrad saw us at the hotel. He had brought fresh samples of his soy products for appraisal by the Food & Drugs Administration

Wednesday 18th

We proceeded to Winneba where we met Lucy at Joyce Cann beauty saloon. Joyce had a whole team of new trainees.

We proceeded to Breman Asekuma to meet 5 loan takers and to sound Lucy out about the revolving fund. Lucy and later on Anku seem to be fully prepared to manage their part of  a revolving fund. Lucy received reimbursement and remuneration over a 5 months period, i.e. May-Sept

We visited Gordon Sampson at his feed factory and at his farm. The animals are doing very well in terms of numbers and quality. Soon he will sell some and pay back part of his loan into the account of Bebo Foundation. His son Lord is coming up very well as his successor.

Next day Thursday 19^th Henk was ill and Frits was not feeling well. We decided to slow down and moved from Fespa hotel in Cape Coast to Alberta Palace in Ampenyi. The place was much better and cheaper.

We met Daniel Acheampong, Daniel Daisy, Francis Demanyah and had a  good meeting on what to do for Daniel Daisy. Selling all pigs seemed to be the best option. Before we left Ampenyi we visited James Aidoo who was ill in his house behind Janet’s drugstore.

Friday 20^th we passed by Samuel Mensah on our way to Kumasi.

Hennita went to Volta Region and Henk to Accra to go back to NL

In Kumasi  we visited George Anku at his laboratory where he examined two chickens. They had died from pneumonia, caused by cancer.

George received 5 months’ remuneration.

Next day Saturday 21^st we visited 2 hatcheries and two farms and discussed the expansion of Bamfu Hatchery, where small holders can bring their eggs for hatching.

Two mega farms have collapsed and small holders serve the market.

Sunday reporting.

Monday 22nd

Was an official holiday, but Anku’s office was open and we could discus the accounts with Aaron.

Tuesday 23^rd we met with Headmaster Oduro and Board Member Alexis Agyeman of McLineus school. They have accepted the soya milk project. The kitchen was tiled and the children will be served milk 2 times a week at 80 pesewa per meal. Lardi is in charge of the implementation of the project.

Wednesday 24th

meeting with Barclays Branch Manager of Dansoman, Mr Samuel Atta, about electronic banking and co-signaturies. He promised prompt action.

Reporting and consultation with Gordon Sampson and Daniel Daisy on an exit scenario. Info exchange with Margaretha Ubels on SAP project.

Thursday 25^th  to Immigration department for an ID card and work permit.

Gordon Samson visits Daniel Daisy and advises to continue feeding.

Friday 26^th final meeting with Theophilus, payment of remuneration and reimbursement of AM expenditures and later the day return to NL with Hennita.

Henk Nieuwenhuizen had left on Wednesday, Jan will leave on Saturday and Frits Tabak will leave on October 1^st after visiting Volta Region

Saturday 27^th  7 am. arrival at Schiphol

 

Reisverslag

Op 15 september jl zijn we – Herman Assen, Jan Mensink, Frits Tabak  – vanaf Schiphol naar Accra gereisd. Frits Tabak en ik waren gasten. Voor Frits was het de eerste keer in Afrika, ik ben er een aantal keren geweest en heb begin dit jaar een aantal maanden in een klein vissersdorpje (Atsiekpoe) in de Volta Region gewoond en gewerkt als vrijwilliger. Mijn doel was te kijken of in Afrika, i.c. Ghana, iets zinvols te doen is met microkredieten en of ik evt aan wil en kan sluiten bij de activiteiten van BEBO bakery.

Dezelfde avond kwam een van de areamanagers, Theophilus Mintah, even langs – anderhalf uur na afgesproken tijd. Daarmee, gevoegd bij zijn tamelijk laconieke houding omtrent opnieuw uitstel van de opening van zijn nieuwe bakkerij in Kasua – waarvoor hij een krediet heeft van BEBO – , maakte hij op mij geen bijster goede eerste indruk. Hoewel ook meteen duidelijk was dat hij een enthousiasmerende man is. Een man, die mensen aan zich bindt.

De volgende dag zijn we met Theophilus bij zijn nieuwe bakkerij gaan kijken. Het leek bijna klaar te zijn. Voornaamste probleem leek mij te zijn dat er toezicht op de voortgang van de werkzaamheden moet zijn. Dat is in Ghana ingewikkelder dan in Nederland, maar als je dat weet, heb je daarnaar te handelen. Het probleem van Theophilus lijkt te zijn dat dit de eerste keer is dat hij een dergelijk bouwproject doet en tegen alle klassieke, bureaucratische toestanden in Ghana is opgelopen. Hij heeft dat onderschat en dat roept de vraag op of hij het starten van een nieuwe bakkerij met een veel grotere omvang en omzet, niet ook onderschat…  Ik zou hem adviseren om uit te zien naar een medewerker, die hem organisatorisch en administratief kan adviseren en ondersteunen. Zijn vrouw Florence is weliswaar zijn rustige counterpart, maar is toch vooral bezig met productontwikkeling in de bakkerij, is daar creatief in, maar moet misschien af en toe ook eens kritisch worden bevraagd op haalbaarheid.

Dat Theophilus mensen gemakkelijk aan zich bindt werd de volgende dag bevestigd. ’s Ochtends hebben we een aantal door Theophilus geselecteerde kredietnemers gesproken en daar viel de diversiteit van de activiteiten van de mensen op – guesthouse, schoenen, drogisterijartikelen, kapper -, maar ook de drive om iets op te bouwen en – gezien het feit dat een aantal al voor een volgend

krediet in aanmerking waren gekomen – de volhardendheid, waarmee mensen hun dromen najagen en realiseren! Als areamanager functioneert Theophilus goed was de conclusie, zeker ook, omdat Herman Assen meldde dat Theophilus op dit punt zijn financien op orde heeft.

Op de avond van de 17^e september is nog eens indringend gesproken met Theophilus. Hij heeft aanwezigen verzekerd dat hij eind oktober de bakkerij in Kasua ‘aan het draaien’ heeft en dat hij er vanaf begin oktober gaat wonen.

Dezelfde avond kwam ook Conrad Bailg Kaaiwala langs. Hij was op dat moment al 24 uur in touw, omdat hij uit Bolgatanga was afgereisd met sojamelk, die hij door de Food en Drug Administration wilde laten certificeren. Doel is deze sojamelk te kunnen verkopen op scholen. E.e.a. leek goed te zijn verlopen. Conrad zou over 14 dagen uitsluitsel krijgen van de FDA.

Conrad heeft een goede (eerste) indruk gemaakt op me. Hij is areamanager in de omgeving van Bolgatanga (Noorden van Ghana) en had een heldere opvatting over hoe met microkredieten om te gaan. Kennelijk leent hij vooral uit aan (vrouwen?)groepen. Zelf is hij imker en is hij bovendien bezig met het ontwikkelen van sojamelk productie voor scholen. Ik had graag ter plekke een kijkje genomen om te zien hoe e.e.a. feitelijk uitpakt, maar Bolgatanga was gewoon te ver reizen.

Woensdag 18 september zijn we vertrokken richting Winneba en Capecoast. In Winneba hebben we Lucy Attom (achternaam?) ontmoet, de derde areamanager. Lucy is naast haar activiteiten als areamanager ook docent aan de universiteit van Winneba. We hebben met Lucy ook een aantal kredietafnemers bezocht. Veel van deze afnemers wonen in het dorp waar Lucy woont. Opnieuw was het weer prachtig te zien wat mensen kunnen bereiken met een beperkt krediet!

Verder was opmerkelijk dat Lucy niet veel ophad met een afnemer, die zich wilde ontwikkelen van fietsenreparateur naar reparateur van motorfietsen. Dit bevestigt mijn beeld dat de selectie van kredietafnemers sterk samenhangt met de persoon van de areamanager. Dat kan

men negatief duiden, positieve keerzijde is dat terugbetaling van microkredieten vaak gestoeld is op onderling vertrouwen en afhankelijkheid en daarin is de persoon en zijn/haar positie in de gemeenschap cruciaal. Dit werd onderstreept door het verhaal van Daniel Daisy, varkenshouder. Zijn varkens lagen er niet goed bij. We hebben er bij hem op aangedrongen alles te verkopen en ‘opnieuw’ te beginnen met iets wat beter bij hem past. De vraag is of Lucy hier eerder iets aan had kunnen doen. Eerlijk gezegd denk ik dat zij met haar achtergrond hier niet de geschikte persoon voor is, waarmee de vraag opdoemt of kredieten voor activiteiten verstrekt moeten worden, waarmee een areamanager geen affiniteit heeft.

Op 19 september hebben we Ampenye bezocht, de bakermat van BEBO. Prachtige omgeving! We hebben geslapen in het Alberta (?) hotel, naast Kosa, waar twee Nederlandse echtparen een prachtig resort runnen.

Tijdens het ontbijt op de 20^e september kwam Francis Duncan langs. Hij wil een universitaire opleiding starten, richting electrotechniek. Hij liet een mooie cijferlijst zien. Dit roept opnieuw de vraag op waar BEBO zich op wil richten: ook beurzen voor studenten?

In de loop van de ochtend van de 20^e september heeft de groep zich gesplitst. Herman Assen, Jan Mensink en Frits Tabak zijn verder gereisd naar Kumasi voor een bezoek aan de areamanager en kredietafnemers daar.